Elektronische Eintragung in das polnische nationale Gerichtsregister

Am 1. Juli 2021 trat eine Änderung der Vorschriften über das nationale Gerichtsregister in Kraft. Sie führte wesentliche Änderungen am bestehenden Antragsverfahren ein. Wir beziehen uns in diesem Blogbeitrag in erster Linie auf Artikel 19 des Gesetzes vom 20. August 1997 über das nationale Gerichtsregister.

Elektronisches Gerichtsregister-Portal

Vor der Änderung war ein Unternehmer, der Änderungen im Register vornehmen wollte, verpflichtet, einen Antrag auf einem fertigen Formular zu stellen. Er konnte wählen, ob er den Antrag in Papierform oder über das PRS-System einreichen wollte. Im Falle eines elektronisch übermittelten Formulars musste eine qualifizierte, vertrauenswürdige oder persönliche Unterschrift angebracht werden. Für den Antrag war eine Gerichtsgebühr zu entrichten. Wichtig war, dass im Falle von Formfehlern der Antrag ohne Aufforderung zur Ergänzung zurückgesendet wurde.

Nach der Änderung des Gesetzes ist für Änderungen im Register weiterhin ein Antrag erforderlich, der jedoch im Falle des Unternehmerregisters nur noch elektronisch über das PRS-System (Gerichtsregisterportal) unter https://prs.ms.gov.pl eingereicht wird.  Ein elektronischer Antrag kann zu jeder Tageszeit und von jedem Ort aus beim Register eingereicht werden - es ist lediglich ein Internetzugang erforderlich. Das Formular wird automatisch generiert, nachdem der Unternehmer die Art des Antrags ausgewählt hat, der eingereicht werden soll. Das Formular gibt die Daten an, die in die einzelnen Felder einzutragen sind. Im Falle einer falschen Dateneingabe oder der Angabe von Daten in einem falschen Formular, erlaubt das Formular nicht, zum nächsten Schritt überzugehen. Auf diese Weise wird die Situation, dass ein Antrag fehlerhaft oder mit formalen Mängeln eingereicht wird, erheblich reduziert.

Mit den neuen Bestimmungen wurde die Verpflichtung zur Zahlung einer Gerichtsgebühr nicht abgeschafft. Die Gerichtsgebühr kann über das PRS-System entrichtet werden. Eine Bestätigung über die Zahlung der Gerichtsgebühr kann ebenfalls als Anlage beigefügt werden. Eine Anmeldung, die in einer anderen als der elektronischen Form eingereicht wird, hat keine Wirkung. Es ist zu beachten, dass das Registergericht im Falle einer Rücksendung der Anmeldung keine Ergänzung der Mängel verlangt. Es ist jedoch möglich, innerhalb von 7 Tagen eine berichtigte Anmeldung einzureichen. Sobald sämtliche Mängel korrigiert wurden, gilt die Anmeldung ab dem Datum ihrer ersten Einreichung. Die Kommunikation mit dem Registergericht kann auch über das PRS-System abgewickelt werden. Eventuelle Entscheidungen oder Aufforderungen zur Ergänzung von Formmängeln werden über den PRS-System getroffen. Auch Ergänzungen von Formfehlern oder allgemeine Schreiben an das Registergericht sind über das PRS-System einzureichen.

Einrichtungen wie Stiftungen, Verbände oder unabhängige Einrichtungen des Gesundheitswesens haben weiterhin die Möglichkeit, die Form der Einreichung (Papier oder elektronisch) zu wählen.

Notwendige Unterschrift

Der Antrag muss unterschrieben werden: dies kann eine qualifizierte elektronische Signatur, eine vertrauenswürdige Signatur oder eine persönliche Unterschrift sein. Wenn dem Antrag Dokumente in Papierform beigefügt werden müssen, sind elektronische Kopien oder elektronisch beglaubigte Kopien durch einen Notar oder einen Rechtsanwalt beizufügen. Das Registergericht kann jedoch die Vorlage von Originalen bestimmter Dokumente verlangen.

Elektronische Registrierungsdateien

Ein weiterer Bereich, der durch die Änderung abgedeckt wird, ist die Führung von Registrierungsdateien. Bislang wurden für jede Einrichtung separate Registrierungsdateien in Papierform geführt. Ab dem 1. Juli 2021 werden die Akten im Unternehmerregister nur noch in elektronischer Form geführt, unabhängig davon, ob es sich um neue Unternehmen oder um solche handelt, die vor der Reform eingetragen wurden. Wenn jedoch ein Papierdokument eingereicht werden muss, wird es in eine elektronische Version umgewandelt. Es ist jedoch zu bedenken, dass die Papierakte eine Nebenversion der elektronischen Akte ist. Die Papierakte enthält auch Akten, die vor dem 1. Juli 2021 angelegt wurden.

Die Registrierungsdateien können von jedem Interessenten auf zwei Arten eingesehen werden: über eine öffentlich zugängliche Online-Plattform oder direkt am Sitz des für den Sitz des Unternehmens zuständigen Registergerichts. Kopien oder Abschriften von Dokumenten werden entweder elektronisch oder in Papierform ausgestellt.

‍

Einschätzung von Frau Pienicka:

‍

Die Änderungen sind ein Zeichen für die weitere Digitalisierung der Justiz und sind positiv zu bewerten, nicht nur wegen der zuvor beschriebenen Erleichterungen, sondern auch wegen der Möglichkeit, die im Register enthaltenen Daten laufend zu aktualisieren, ohne auf die Bearbeitung von Papieranträgen warten zu müssen. Dadurch wird nicht nur die Einreichung und Bearbeitung von Änderungen im nationalen Gerichtsregister vereinfacht, sondern die Einträge in den Registern werden mit der Zeit auch aktueller.

‍

Haben Sie Fragen zur elektronischen Anmeldung beim KRS? Wir unterstütze Sie gerne in allen Fragen, die mit der Eintragung der Gesellschaft oder Änderungen zusammenhängen. Vereinbaren Sie gerne direkt einen Termin mit unserer Expertin Rechtsanwältin Emilia Pienicka oder schreiben an E-Mail an mail@advoctrl.com.